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手帳もデジタルもこれで楽々解決! お悩み別スケジュール管理術

新年を迎えたタイミングで、「今年こそ、スケジュールをしっかり管理したい」と心機一転する人は多いはず。ですが、「いつもうまくスケジュールをまとめられない」「予定通りにことが進まない」など、過去に続かなかった人も少なくないのでは?

実は、このようになってしまうのには理由があります! そこで今回は、手帳評論家の舘神龍彦さんに「スケジュール管理の基本」と「悩み別スケジュール管理術」について聞きました。

「手帳」と「デジタル」のメリット・デメリットを解説

まずはスケジュール管理の種類と特長をおさえておきましょう。管理のためのツールには大きく分けて、おなじみの「手帳」とスマホなどを駆使する「デジタル」の2つがあります。

「手帳は、綴じ手帳やシステム手帳など、紙とペンを使ったアナログなスケジュール管理。一方、デジタルは、スマートフォンやタブレット、パソコンなどの電子機器を使って管理することです。グーグルカレンダーなど、インターネット上にあるアプリなどを使ったスケジュール管理もデジタルな予定管理手段に入ります」

どちらが良くて、どちらが悪いということはないそうですが、それぞれにメリットとデメリットがあるので、それを把握しておく必要はありますね。具体的にどのようなものなのでしょうか。

手帳管理のメリット&デメリット

手帳のメリットは何と言ってもすぐに開いて簡単に記入ができること。ロック解除も起動時間もいりません」

「種類もたくさんあるので、自分好みの手帳を選ぶ楽しみもありますね。書き込む際に色付きボールペンやマーカーで情報を色分けしたり、シールやマスキングテープを使って分かりやすく印を付けたりすることもできます」

「一方、手帳のデメリットはアラーム機能がないことです。また、定期的に繰り返す予定も全て一つずつ自分で記入しなければなりません。そして、離れた場所にいる人とのスケジュール共有は不可能です」

デジタル端末管理メリット&デメリット

デジタル端末のメリットは、やはり情報の共有が簡単であることですね。グーグルカレンダーなどで同期するアカウントを設定しておけば、家族や友人の予定もデジタル端末上で確認できます」

「情報の検索も簡単で、3年前の予定を知りたい場合でも、すぐに検索できます。また、アドレス帳もデジタル端末の方が向いています。年賀状や郵便物を発送する際や履歴管理にも便利です」

ちょっとしたメモには、スマートフォンの音声入力も便利だそうです。ロック画面でも使用でき、話した内容がそのままメモアプリにテキストで入力されるので、暗い場所などでも無理なく文章入力ができますね。

デメリットは、手軽に指定した箇所に記入ができないこと。スマートフォンでは、起動させてロックを解除し、メモアプリを開いてから入力するので、手帳に比べて時間がかかります。絵や地図を描くのにも不便ですね。バッテリーや電波の心配もしなければなりません

手帳管理とデジタル端末管理、ともに一長一短があるというわけですね。どちらを選ぶかは、ご自分の生活スタイルや得意・不得意と照らし合わせてみるとよさそうですね。


原因はこれだった! お悩みタイプ別「スケジュール管理」改善術

手帳やデジタル端末に予定を書き込めば、自然とスケジュール管理ができると考えがちですが、「予定を書き込んでおいたのに見逃した!」「時間通りに進まない」「ダブルブッキングしてしまった」など、実際に使うとトラブルが起きてしまうこともしばしば。どうすれば、こうしたことを防げるのでしょうか。お悩みタイプ別に原因と解決策を教えていただきました!

【タイプ1】手帳の内容がわかりにくい

手帳派の人で「自分で書き込んだ予定なのに、手帳を見返しても何のことだかわからない」「書き込みすぎて見逃してしまう予定がある」などの経験はありませんか? 

■原因はコレ!
「このようなタイプの人は、記入のルールが決まっていないことが理由の一つです」

■解決策はコレ!
「例えば、『月間スケジュールには予定だけを書き込み、その詳細はメモページに書く』というふうに決めておくと、予定を見逃さず、メモページで内容も把握することができます」

その場合は、予定欄とメモページには必ず同じ予定名をつけ、メモページに記入する情報にも必ず日時を記入するのがコツなのだそうです。

【タイプ2】スケジュールが予定通りに進まない

わかりやすく書き込まれているにもかかわらず、なぜか予定通りに進まないという人もいますよね。

■原因はコレ!
予定と予定の間に余裕を持たせていないのではないでしょうか。例えば、13〜14時にA、14〜15時にBという予定の立て方をしてしまうと、Aが長引いてしまった場合、Bにずれ込んでしまう恐れがあります。場合によってはBをキャンセルすることにもなりかねません」

■解決策はコレ!
予定が一つ立ったら、それに対して何が起こり得るかを想像して、その時間も見積もってスケジュールに書き込みましょう。それにより、何かあっても余裕のあるスケジュール管理ができやすくなります」

予定を詰め込まないことが、予定通りにことを進めるコツなのですね。せっかくの予定がキャンセルにならないように、余裕の時間をスケジュールに入れることを心がけたいですね。

【タイプ3】複数ツール使いがうまくいかない

手帳とデジタル端末を両方利用している、あるいは手帳と家のカレンダーを組み合わせてスケジュール管理している、というケースもよくありますね。複数のツールを使ってスケジュール管理をすると、「家のカレンダーに予定を記入したものの、手帳やスマホへの記入を忘れてしまった」「手帳とスマホに書かれている予定が違う」ということが起こりがちです。

■原因はコレ!
「こちらも記入のルールができていないことが原因です。最初に書き込むツールをその時々で変えていると、どれに書いたのがあいまいになり、転記モレが起きてしまいます。そのような転記モレや転機ミスは、ダブルブッキングなど大きな失敗にも繋がります」

■解決策はコレ!
「複数ツールを使う場合の記入ルールで大切なポイントは、『どのツールを優先するかを決めて、それを中心に記入する』ということです」

「私の場合は、まずグーグルカレンダーに入力し、そのあと、詳細を手帳に記入します。変更が出た場合も、できるだけグーグルを修正してから手帳を修正します」

複数のツールで修正する場合、その順番にもルールを決めておくことで、ほかのツールへの修正忘れが防げるということですね。また、転記したかどうかを確認するルールも必要です。

「例えば、グーグルカレンダーに『□14:00ミーティング』と入力し、それを手帳に書込んだら先頭の□を消す、などのルールを決めておくと、転記もれを防ぐことができます」

メインツールの優先は必ず守り、なによりも写し間違いには十分に注意しましょう。


手帳は予定を「作り出す」ためのツール

手帳は予定を記録するだけのものではありません。目に見えない新しい予定を洗い出すためにも使えます。

決まっている予定を全部書き込んでいくと、それらの予定に対して『いつまでに、何を準備したらいいのか』が見えてきます。すると、それらの準備にかかる時間の必要も見えてきます。つまり、次の段階として準備という予定をスケジュールに組み込むことができるのです」

書き込んだ予定に対して、そのための準備など新しい予定を見つけて用意するためのツールが、手帳やデジタル端末ということですね。準備する期間があれば、本番の予定がスムーズに進みそうですよね。

スケジュール帳の活用ができていない人は、ただ予定を書き込むだけにとどまっているのかもしれません。今年からは、準備の時間も組み込んで、充実したスケジュール管理をしてみましょう。

お話を聞いたのは…

  • 舘神龍彦

    手帳評論家。主な著書に『iPhoneすらすらマスター』『iPhone手帳術』『ふせんの技100』『手帳の選び方・使い方』(えい出版社)『パソコンでムダに忙しくならない50の方法』(岩波書店)など。「マツコの知らない世界」「ワールドビジネスサテライト」をはじめテレビ、ラジオ出演多数。2007年から手帳オフや文具イベントをいち早く開催。文具メーカーのプロモーションや文具開発なども手がける。作詞作曲した「手帳音頭」は、地上波テレビやFMラジオでも好評。新曲も発表予定。

  • 『iPhone手帳術』(エイ出版社)
  • 館神BLOG
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ライター紹介

渡邊紀子

ライターズオフィス「おふぃす・ともとも」のライター。 植物が好きで、グリーンアドバイザー、グリーンセイバーアドバンスなどの認定書を取得し、植物管理などの仕事に従事。数年前にボランティアで里山保全団体の広報を担当するようになったことからライティングを学び、そのままライターに転身。得意なライティングは植物、環境問題のほか、日本の伝統文化、職人紹介など。趣味は夫と2人での神社仏閣巡り。

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